Términos y Condiciones de Contratación

Razón social: VISALIZE S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico oficial: hola@visalize.co
Teléfono / WhatsApp Business: +57 311 472 9400
Sitio web: https://visalize.co

Los presentes Términos y Condiciones de Contratación (en adelante, los “Términos”) regulan la relación entre VISALIZE S.A.S. (en adelante, “Visalize”, la “Empresa” o “nosotros”) y la persona que contrata o utiliza sus servicios (en adelante, el “Cliente” o “usted”).

Estos Términos se rigen por la legislación colombiana, incluyendo la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y sus modificaciones —entre ellas la Ley 2439 de 2024 en materia de comercio electrónico—, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (protección de datos personales), y el Código Civil y el Código de Comercio colombianos.

Por tratarse de un contrato de adhesión, en caso de duda sobre el alcance de cualquier cláusula, esta se interpretará en el sentido más favorable al Cliente, conforme al principio protector del Estatuto del Consumidor. Visalize se compromete a actuar siempre de buena fe y a privilegiar la mediación y el diálogo antes de aplicar cualquier consecuencia contractual.

• Empresa / Visalize: VISALIZE S.A.S., responsable de la prestación de los Servicios.
• Cliente: persona natural o jurídica que contrata, paga o utiliza los Servicios.
• Servicios: la asesoría y consultoría migratoria, el estudio de viabilidad, la preparación documental, la preparación y radicación de solicitudes de visa, el monitoreo y agendamiento de citas, la legalización y apostilla de documentos, la tramitación de pasaporte y demás gestiones ofrecidas por Visalize, respecto de cualquiera de los destinos indicados en la cláusula 4.
• Autoridad Competente: la autoridad consular, migratoria, gubernamental o de control de cada país de destino (por ejemplo, consulados, embajadas, oficinas de inmigración o sus plataformas autorizadas) que decide sobre las solicitudes y la disponibilidad de citas.
• Plataforma: el sitio web, el módulo de autogestión, las cuentas oficiales de redes sociales y los canales de mensajería (incluido WhatsApp Business) a través de los cuales Visalize ofrece y presta los Servicios.
• Radicado: número único asignado a cada caso, con el que el Cliente puede hacer seguimiento y autogestión.
• Derechos / Tasas oficiales: valores que cobran las Autoridades Competentes (por ejemplo, derechos consulares, tasas de visa, tasas de biometría), que no forman parte del precio de los Servicios y son asumidos directamente por el Cliente.
• Cupo / Capacidad reservada: capacidad operativa que Visalize destina a cada caso, en particular en los servicios de monitoreo y agendamiento de citas, la cual es limitada.

Al contratar cualquiera de los Servicios, realizar un pago o utilizar la Plataforma, el Cliente declara que ha leído, comprendido y aceptado estos Términos. La aceptación es requisito para la prestación de los Servicios.

El contrato se perfecciona cuando Visalize confirma la aceptación del pedido por un medio idóneo (correo electrónico, mensaje de WhatsApp Business u otro canal oficial).

3.1. Visalize presta servicios de gestión, asesoría, consultoría, preparación documental, preparación y radicación de solicitudes, monitoreo y agendamiento de trámites migratorios ante distintas Autoridades Competentes. La obligación de Visalize es una obligación de medios y no de resultado: Visalize se compromete a desplegar su mejor esfuerzo, diligencia y experiencia, pero no garantiza ni puede garantizar la aprobación de una visa o permiso, la expedición de un documento, ni la obtención de una fecha o resultado específico.

3.2. El Cliente reconoce y acepta expresamente que:

• (a) La aprobación, negación o resultado de cualquier solicitud de visa o permiso es una decisión exclusiva y discrecional de la Autoridad Competente del país de destino (por ejemplo, el cónsul, la oficina de inmigración o la entidad que corresponda), sobre la cual Visalize no tiene control ni influencia. Existe siempre un porcentaje de solicitudes negadas que depende únicamente del criterio de dicha autoridad.
• (b) La disponibilidad de citas, cupos y tiempos de procesamiento depende exclusivamente de la Autoridad Competente o de las plataformas de terceros autorizadas, sobre las cuales Visalize no tiene control. Visalize gestiona y agenda sobre la disponibilidad que dichas autoridades liberan.
• (c) Visalize no es propietaria ni operadora de las plataformas consulares, migratorias o de pasaporte de ningún país.
• (d) Cada país define sus propias categorías, requisitos y procedimientos migratorios, los cuales pueden cambiar en cualquier momento por decisión de sus autoridades.

3.3. El valor del servicio se causa por la gestión profesional realizada, con independencia del resultado migratorio final.

4.1. Líneas de servicio. Visalize ofrece, entre otros, los siguientes servicios:

• (a) Estudio de viabilidad y asesoría migratoria: análisis del perfil del Cliente que se entrega como un informe (entregable) e incluye: (i) el concepto de viabilidad sobre si el Cliente debe o no presentar su solicitud y por qué; (ii) el diagnóstico de los puntos por mejorar del perfil; y (iii) las recomendaciones y el perfil óptimo con que sería aconsejable presentarse. Tiene un costo informado al Cliente al momento de la contratación.
  • Si el Cliente continúa con el proceso, este valor se descuenta de la factura total.
  • El estudio de viabilidad, el diagnóstico y la estrategia migratoria son conocimiento especializado y el principal activo que Visalize entrega en esta etapa, y constituyen un entregable con valor económico propio. Una vez entregados al Cliente, se consideran prestados y consumidos, por lo que su valor no es reembolsable, aun cuando el Cliente decida no continuar con las demás etapas.
• (b) Construcción de perfil y preparación documental: acompañamiento y preparación de la documentación y del perfil conforme a los requisitos del trámite y del país de destino.
• (c) Preparación, diligenciamiento y radicación de solicitudes de visa o permiso: elaboración y presentación de formularios y solicitudes (categorías de inmigrante y de no inmigrante, según el país).
• (d) Monitoreo y agendamiento de citas: búsqueda activa, monitoreo y agendamiento de citas consulares, biométricas o de pasaporte, donde el destino opere bajo sistemas de cita. Visalize ofrece distintos planes según el tiempo estimado de gestión:
  • Plan Express: tiempo estimado de hasta 45 días hábiles.
  • Plan Estándar: tiempo estimado de hasta 90 días hábiles.
• (e) Legalización, apostilla y traducción de documentos.
• (f) Tramitación de pasaporte y otros trámites legales y administrativos.

4.2. Destinos (listado enunciativo y no taxativo). Visalize gestiona trámites migratorios, entre otros destinos, hacia: Estados Unidos, Canadá, España (y espacio Schengen), México, Venezuela, Emiratos Árabes Unidos y Australia, así como trámites de visa para extranjeros en Colombia.

4.3. Categorías de visa y trámites (listado enunciativo y no taxativo). Según la normativa vigente de cada país, Visalize asesora y gestiona, entre otras, las siguientes categorías:

• Visitante / turismo / negocios / tránsito (p. ej., B1/B2 ante Estados Unidos; visitante o eTA en Canadá; Schengen de corta estancia en España; visitante 600 o ETA en Australia; visa de turista/visita en Emiratos; visa tipo V en Colombia).
• Estudio (p. ej., F-1 en Estados Unidos; study permit en Canadá; visado de estudiante en España; student visa 500 en Australia).
• Trabajo (temporal y por empleador; p. ej., categorías H, L u O en Estados Unidos; work permit en Canadá; visado de trabajo o altamente cualificado en España; skilled o employer-sponsored en Australia; visa de empleo en Emiratos).
• Inversión, emprendimiento o talento (p. ej., categorías de inversionista en Estados Unidos; visado de emprendedor o nómada digital en España; Golden Visa o Green Visa en Emiratos; categorías de inversión/talento en Australia).
• Residencia y reunificación familiar (p. ej., Express Entry o sponsorship familiar en Canadá; residencia en España; visa tipo M o R en Colombia).
• Categorías de inmigrante y de no inmigrante ante los Estados Unidos y demás países que las contemplen.
• Para extranjeros en Colombia: visa de Visitante (tipo V), Migrante (tipo M) y Residente (tipo R), conforme a la Resolución 5477 de 2022 y normas que la modifiquen.

El Cliente reconoce que las categorías y programas migratorios son definidos por cada país y pueden cambiar o suprimirse en cualquier momento (como ha ocurrido con la eliminación de programas de inversión en algunos países). El listado anterior es ilustrativo y no constituye una oferta de categorías que ya no estén vigentes.

5.1. Tasas oficiales aparte. Los precios de los Servicios no incluyen los derechos consulares, tasas de visa, tasas de biometría ni cualquier otro valor oficial que cobren las Autoridades Competentes. Dado que muchas de estas tasas se fijan en moneda extranjera y son fluctuantes, son asumidas y pagadas directamente por el Cliente, de forma separada al precio del Servicio.

5.2. Pago en ventanilla o ante la autoridad. Cuando el trámite requiera pagos presenciales (por ejemplo, en ventanilla bancaria), estos podrán ser realizados por el Cliente o, a solicitud suya, por Visalize. En condiciones normales esta gestión no tiene costo adicional; en períodos de alta demanda, podrá generar un recargo destinado a compensar el tiempo operativo, el cual será informado previamente al Cliente.

5.3. Descuentos y promociones. Visalize podrá ofrecer descuentos por pago anticipado, por volumen de solicitantes o promociones específicas, según sus condiciones particulares informadas al momento de la contratación.

5.4. Medios de pago. Visalize informará los medios de pago disponibles. El Cliente es responsable de las tarifas que terceros (entidades financieras, pasarelas de pago) puedan cobrar.

6.1. Pago fraccionado. Cuando se pacte pago por cuotas, el Cliente se obliga a pagar cada cuota en las fechas acordadas y registradas en su caso (radicado).

6.2. Suspensión por mora. Si el Cliente no paga una cuota en la fecha pactada, Visalize podrá suspender la ejecución del proceso hasta que el pago se regularice, conforme al artículo 1609 del Código Civil (excepción de contrato no cumplido). La suspensión no es una sanción, sino el ejercicio del derecho a no continuar la prestación mientras la contraparte se encuentra en mora.

6.3. Efecto sobre los plazos. Los tiempos estimados de entrega se extenderán automáticamente por todo el período que dure la mora del Cliente, sin que ello constituya incumplimiento de Visalize.

6.4. Liberación del Cupo (mora superior a 12 días). Si la mora supera los doce (12) días calendario, Visalize podrá liberar el Cupo o capacidad reservada al caso, dado que su capacidad operativa es limitada y no puede mantenerse reservada indefinidamente sin contraprestación. La reactivación del proceso requerirá el pago de una nueva tarifa de búsqueda y liberación de Cupo, que corresponde al costo real de reanudar la gestión y no constituye una penalidad.

6.5. Terminación por mora prolongada (superior a 30 días). Si la mora supera los treinta (30) días calendario, previa notificación al Cliente por un canal oficial, Visalize podrá dar por terminado el contrato por incumplimiento (artículo 1546 del Código Civil). En tal caso, los valores ya pagados se entienden causados como contraprestación de las etapas efectivamente ejecutadas y de los costos incurridos hasta ese momento, y no serán reembolsables por corresponder a servicios realmente prestados. Si existiera un saldo a favor del Cliente, este se reconocerá mediante el voucher de la cláusula 11.

El Cliente se obliga a:

• (a) Proporcionar información y documentación veraz, completa, exacta y oportuna. Visalize podrá rechazar o cancelar el proceso si la información es falsa o fraudulenta (cláusula 15).
• (b) Entregar de manera oportuna los documentos, accesos y mecanismos necesarios para que Visalize pueda ejecutar el servicio. Las demoras imputables al Cliente extienden los plazos de entrega.
• (c) Mantener vigentes y activos los pagos, cuentas, tasas o registros que el trámite exija ante la Autoridad Competente durante todo el proceso.
• (d) No interferir con el proceso en curso, en particular no modificar credenciales, contraseñas ni accesos que impidan a Visalize continuar la gestión una vez iniciada, salvo acuerdo previo. Hacerlo constituye incumplimiento del Cliente.
• (e) Asistir y presentarse puntualmente a las citas asignadas. La asistencia y el resultado de cualquier entrevista o cita son responsabilidad exclusiva del Cliente.
• (f) Realizar los pagos en las fechas pactadas.

Visalize se obliga a:

• (a) Ejecutar los Servicios con diligencia, experiencia y buena fe (obligación de medios).
• (b) Informar de manera clara y previa los precios, condiciones, plazos estimados y cualquier costo adicional.
• (c) Mantener informado al Cliente sobre el avance de su caso a través del radicado y los canales oficiales.
• (d) Proteger los datos personales del Cliente conforme a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos.
• (e) Atender las PQR y privilegiar la mediación antes de aplicar cualquier consecuencia contractual.
• (f) Asumir las medidas correctivas que correspondan cuando un error sea imputable a Visalize o a su personal.

9.1. Cuando el servicio dependa de la vigencia de tasas o derechos pagados a una Autoridad Competente (por ejemplo, los derechos consulares para el agendamiento de cita), se recomienda que el Cliente cuente con una vigencia mínima de cuarenta y cinco (45) días al iniciar.

9.2. Si el Cliente decide contratar con una vigencia inferior a 45 días, asume expresamente el riesgo de que no alcance a obtenerse una cita dentro del tiempo restante, dado que la disponibilidad depende de la Autoridad Competente.

9.3. Aviso anticipado. Cuando falten aproximadamente cinco (5) días para el vencimiento de la tasa o derecho sin que se haya logrado una cita, Visalize notificará al Cliente y le ofrecerá las opciones de cita más cercanas posibles disponibles en ese momento, para que pueda decidir y no perder el valor pagado a la autoridad.

9.4. Si las tasas o derechos se vencen, el Cliente deberá realizar un nuevo pago ante la Autoridad Competente para habilitar la nueva gestión, la cual se realizará en el menor tiempo posible. Esta situación no es imputable a Visalize.

10.1. Los tiempos comunicados son estimaciones basadas en el rendimiento promedio del servicio y, cuando aplique, se cuentan en días hábiles (las autoridades no operan domingos ni festivos). No constituyen un plazo perentorio.

10.2. El plazo podrá extenderse de manera razonable, sin que ello constituya incumplimiento de Visalize, cuando la demora obedezca a causas ajenas a su control razonable, tales como: cierres temporales o suspensiones de la Autoridad Competente, mantenimiento o actualizaciones de las plataformas, decisiones de autoridad, fuerza mayor o caso fortuito, o eventos de orden político o diplomático que afecten la disponibilidad de citas o el procesamiento.

10.3. En los casos excepcionales en que se supere el tiempo estimado por causas atribuibles a Visalize, esta privilegiará la mediación y soluciones equitativas.

11.1. Derecho de retracto (servicio no iniciado). Conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, el Cliente tiene derecho a retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación, siempre que el servicio no haya comenzado a ejecutarse. En ese caso se resolverá el contrato y se reintegrará el valor pagado.

11.2. Excepción legal (servicio iniciado). El propio artículo 47 exceptúa del derecho de retracto los servicios cuya prestación ha comenzado con el acuerdo del Cliente. Dado que el monitoreo, la gestión documental y la radicación de solicitudes implican costos e infraestructura que Visalize despliega de inmediato, una vez iniciada la ejecución del servicio con autorización del Cliente, no procede el retracto respecto de la porción ya iniciada.

11.3. Plazo de devolución. Cuando proceda una devolución de dinero por comercio electrónico, esta se tramitará dentro de los quince (15) días calendario siguientes, conforme a la Ley 2439 de 2024.

11.4. Cancelación por causa externa del Cliente (canje / sustitución). Cuando el Cliente, por circunstancias externas (por ejemplo, fallecimiento de un familiar, enfermedad u otra eventualidad), ya no requiera el servicio, Visalize ofrecerá un mecanismo de canje o sustitución: el Cliente podrá ceder su lugar a un tercero de su elección mediante un código; el valor que ese tercero pague por su propio servicio se entregará al Cliente original como recuperación de parte del valor, mientras Visalize continúa la gestión del Cupo. Como alternativa, aplicará el voucher de la cláusula 11.5.

11.5. Voucher. En los casos de cancelación en que proceda, Visalize podrá ofrecer un voucher equivalente al valor pagado, con las siguientes características:

• Redimible por cualquier servicio del portafolio de Visalize.
• Transferible a un familiar, amigo u otra persona designada por el Cliente.
• Vigencia de seis (6) meses desde su emisión, previa comunicación al Cliente.

12.1. Protección de los datos del Cliente. Visalize trata y protege los datos personales del Cliente conforme a su Política de Privacidad y Tratamiento de Datos y a la Ley 1581 de 2012.

12.2. Secreto empresarial de Visalize. El Cliente reconoce que las herramientas tecnológicas, sistemas, metodologías, cuentas, accesos y procedimientos internos que Visalize emplea para prestar los Servicios constituyen información reservada y secreto empresarial protegido (entre otras, por la Decisión 486 de la Comunidad Andina y los artículos 15 y 333 de la Constitución Política). El objeto del contrato es la prestación del servicio, no la entrega ni revelación de dichos medios internos. El Cliente se abstiene de exigir, divulgar o intentar acceder a ellos.

13.1. La marca, el logo, los contenidos, materiales y diseños de Visalize son de su propiedad y están protegidos por las leyes aplicables. No podrán ser usados sin autorización previa y expresa.

13.2. Uso de inteligencia artificial. El Cliente reconoce que parte del contenido y de la publicidad de Visalize puede ser generado o impulsado mediante herramientas de inteligencia artificial, y puede incluir imágenes de referencia de carácter ilustrativo. La inteligencia artificial se utiliza como herramienta de apoyo (por ejemplo, para análisis de métricas y producción de contenido). La asesoría y las opiniones legales o migratorias son emitidas por los profesionales humanos (consultores y/o abogados) a cargo de cada caso.

14.1. Visalize cuenta con un programa de referidos mediante el cual reconoce un beneficio económico a los Clientes que recomienden y generen nuevas contrataciones, según las condiciones específicas vigentes.

14.2. Visalize trabaja con colaboradores bajo modelo cowork: terceros autorizados que promueven y venden los Servicios usando la marca y la publicidad de Visalize a cambio de una comisión, mientras Visalize ejecuta el servicio. Estas relaciones se rigen por sus propios acuerdos. Ningún colaborador está autorizado a ofrecer garantías de resultado distintas a las de estos Términos.

15.1. Visalize se reserva el derecho de rechazar o terminar un proceso, sin que proceda reembolso de las etapas ya prestadas, cuando detecte información falsa, documentos fraudulentos o intentos de fraude o estafa por parte del Cliente, y de ejercer las acciones legales que correspondan.

15.2. El simple incumplimiento o retraso en el pago no constituye fraude y se rige por la cláusula 6. Visalize distingue claramente entre ambas situaciones y no empleará la condición migratoria del Cliente como medio de presión para el cobro de obligaciones.

16.1. Visalize dispone de canales de atención en los mismos medios en que ofrece sus Servicios. Toda petición, queja o reclamo (PQR) recibirá un número de radicado con fecha y hora, garantizando la trazabilidad de su atención, conforme a la Ley 2439 de 2024.

16.2. Canales oficiales:

• Correo electrónico: hola@visalize.co
• Teléfono / WhatsApp Business: +57 311 472 9400
• Sitio web: https://visalize.co

17.1. Cualquier diferencia se procurará resolver primero de buena fe, mediante el diálogo y la mediación directa. El Cliente se compromete a presentar su reclamación por los canales oficiales y a otorgar a Visalize un plazo razonable de respuesta antes de escalar.

17.2. De no lograrse un acuerdo, las partes podrán acudir a la conciliación y, en su defecto, a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o a la jurisdicción ordinaria colombiana competente. Nada en estos Términos limita el derecho del Cliente a acudir a dichas instancias.

Visalize podrá modificar estos Términos. Los cambios se publicarán en el sitio web con su fecha de actualización. Los contratos ya celebrados se rigen por los Términos aceptados al momento de la contratación; las modificaciones aplican a contrataciones posteriores.

Si una autoridad judicial o administrativa declara inválida o inaplicable alguna cláusula, las demás continuarán en pleno vigor. La cláusula afectada se interpretará en la mayor medida posible conforme a la ley y en el sentido más favorable al Cliente.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, y cualquier controversia se someterá a la jurisdicción colombiana competente, sin perjuicio de los derechos que el Estatuto del Consumidor reconoce al Cliente. La prestación de servicios respecto de trámites ante autoridades extranjeras no implica sometimiento de Visalize a la jurisdicción de dichos países.

21.1. Al pagar o contratar, el Cliente declara que ha leído, comprendido y aceptado estos Términos.

21.2. Autorización de inicio inmediato. Cuando el Cliente solicite que el servicio comience antes del vencimiento del plazo de retracto, autoriza expresamente el inicio inmediato de la ejecución, entendiendo que, conforme a la cláusula 11.2, ello implica la no aplicación del derecho de retracto sobre la porción ya iniciada.

VISALIZE S.A.S.
Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: hola@visalize.co
Teléfono / WhatsApp Business: +57 311 472 9400
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