Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Responsable del tratamiento: VISALIZE S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: hola@visalize.co
Teléfono / WhatsApp: +57 311 472 9400
Sitio web: https://visalize.co
Fecha de entrada en vigencia / última actualización: 1 de junio de 2026

La presente Política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales que trata VISALIZE S.A.S. (en adelante, “Visalize” o el “Responsable”), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos de salud, datos biométricos, origen racial o étnico, convicciones, datos de la vida sexual, entre otros.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
• Responsable: Visalize, quien decide sobre el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable (por ejemplo, proveedores tecnológicos).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que es Responsable y está dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos por un Encargado por cuenta del Responsable, dentro o fuera del país.

En razón de la naturaleza de los servicios migratorios, Visalize puede recolectar, entre otros:

• (a) Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, pasaporte y documentos de viaje, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, dirección, correo electrónico y teléfono.
• (b) Datos migratorios: historial de visas y viajes, formularios y solicitudes oficiales de cada trámite, credenciales y números de radicado ante autoridades consulares o migratorias.
• (c) Datos familiares y de núcleo: información de cónyuge, hijos y demás familiares vinculados al trámite.
• (d) Datos socioeconómicos, financieros, laborales y académicos: ingresos, soportes financieros, información laboral y de la empresa empleadora o patrocinadora, e información académica, cuando el trámite lo requiera.
• (e) Datos de terceros aportados por el Cliente: referencias, familiares, patrocinadores, empleadores o representantes de personas jurídicas involucradas en el trámite.
• (f) Datos sensibles: cuando el trámite específico lo exija, podrán recolectarse datos sensibles tales como datos biométricos (fotografías, huellas), datos de salud (exámenes médicos migratorios) y certificados o antecedentes judiciales.

4.1. Datos sensibles. El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando el trámite lo requiera, Visalize solicitará una autorización explícita y específica, informando cuáles datos sensibles serán tratados y con qué finalidad. Estos datos se utilizan exclusivamente para la gestión del trámite contratado y se protegen con medidas de seguridad reforzadas.

4.2. Menores de edad. Cuando el trámite involucre a niñas, niños o adolescentes (por ejemplo, familias con hijos), sus datos se tratarán atendiendo a su interés superior y al respeto de sus derechos fundamentales, previa autorización de su representante legal.

Visalize tratará los datos personales para:

• (a) Prestar, ejecutar y dar seguimiento a los servicios contratados.
• (b) Preparar, diligenciar y radicar solicitudes ante las autoridades consulares y migratorias del país de destino.
• (c) Gestionar el monitoreo y agendamiento de citas.
• (d) Comunicarse con el Titular sobre el estado de su caso (radicado), notificaciones y soporte.
• (e) Gestionar pagos, facturación y cartera.
• (f) Atender peticiones, quejas y reclamos (PQR).
• (g) Cumplir obligaciones legales, contables y de prevención de fraude.
• (h) Mejorar la calidad de los servicios y realizar estudios estadísticos internos.
• (i) Solo si el Titular lo autoriza: enviar información comercial, promociones y publicidad de Visalize.

6.1. Al contratar los servicios, registrarse en la Plataforma o entregar sus datos por cualquier canal oficial, el Titular autoriza a Visalize el tratamiento de sus datos conforme a esta Política. La autorización podrá constar por medios físicos, electrónicos o cualquier mecanismo que permita su posterior consulta.

6.2. Para datos sensibles, la autorización será explícita y se entiende que el Titular fue informado de que no está obligado a otorgarla.

Cuando el Cliente suministre datos personales de terceros (familiares, referencias, patrocinadores, empleadores o representantes), declara y garantiza que cuenta con la autorización de dichas personas para entregarlos a Visalize y que les ha informado sobre esta Política y las finalidades del tratamiento.

8.1. El Titular reconoce y acepta que, por la naturaleza del servicio, sus datos pueden ser enviados a autoridades consulares y migratorias de otros países (por ejemplo, Estados Unidos, Canadá, España, México, Emiratos Árabes Unidos, Australia, entre otros), lo cual es indispensable para tramitar la solicitud correspondiente.

8.2. Visalize podrá apoyarse en Encargados y proveedores tecnológicos (servicios de almacenamiento en la nube, plataformas de gestión, herramientas de productividad y de inteligencia artificial, pasarelas de pago y canales de mensajería) que pueden estar ubicados fuera de Colombia. En estos casos, Visalize adopta medidas razonables para que dichos terceros traten los datos conforme a estándares de seguridad y a las finalidades aquí descritas.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• (a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• (b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• (c) Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• (d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones.
• (e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando proceda, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• (f) Acceder gratuitamente a sus datos.

10.1. Canal de atención. El Titular podrá ejercer sus derechos a través de:

• Correo electrónico: hola@visalize.co
• Teléfono / WhatsApp: +57 311 472 9400

La solicitud debe indicar el nombre del Titular, su documento, la descripción de los hechos y el derecho que desea ejercer.

10.2. Consultas. Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible, se informará al interesado y el plazo no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

10.3. Reclamos. Serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado para que lo subsane dentro de los cinco (5) días siguientes.

El área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos es el Equipo de Protección de Datos de VISALIZE S.A.S., a través de los canales indicados en la cláusula 10.

Visalize adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, atendiendo especialmente al carácter sensible de parte de la información que maneja.

Los datos se conservarán durante la vigencia de la relación con el Cliente y por el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contables y de defensa de derechos, estimado en cinco (5) años. Cumplido dicho término, los datos serán suprimidos o anonimizados.

Esta Política rige a partir de su fecha de publicación. Visalize podrá modificarla; los cambios sustanciales se informarán por los canales oficiales. El tratamiento continuado tras la actualización implica su conocimiento.

VISALIZE S.A.S.
Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: hola@visalize.co
Teléfono / WhatsApp: +57 311 472 9400
Sitio web: https://visalize.co